Avantages en nature et frais professionnels
Dans la nouvelle rubrique dédiée aux rescrits sociaux de portée générale intégrée dans son site internet, le Boss a répondu à certaines questions sur les avantages en nature et frais professionnels par de nouveaux rescrits.
Question. Les salariés mis à disposition par une entreprise peuvent-ils bénéficier d’une prise en charge de leurs frais de repas lorsqu’ils travaillent au sein de l’entreprise utilisatrice ?
Rappel. Si l’employeur fournit gratuitement la nourriture à un salarié, cette fourniture de repas constitue un avantage en nature. Si l’employeur rembourse les dépenses engagées pour se nourrir à un salarié qui est déplacement pour son travail ou sur un chantier hors des locaux de l’entreprise lorsque ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence, ce remboursement constitue des frais professionnels.
Réponse du Boss. Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (Boss) rappelle qu’en situation de mise à disposition, le lieu de travail habituel du salarié est celui de l’entreprise utilisatrice, et non celui de l’entreprise cliente de l’entreprise utilisatrice. Trois situations sont à distinguer :
- si les salariés mis à disposition peuvent prendre leur repas sur leur lieu de travail habituel, c’est-à-dire dans l’entreprise utilisatrice, ils ne sont pas considérés comme étant en situation de déplacement. La prise en charge de leurs frais de repas est considérée comme un avantage à soumettre à cotisations et contributions sociales ;
- si les salariés mis à disposition sont en situation de déplacement dans le cadre de leur travail au sein de l’entreprise utilisatrice, l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas ou de restauration est exclue de l’assiette des prélèvements sociaux dans les conditions prévues par l’arrêté du 20-12-2002 relatif aux frais professionnels. Il faut prouver la réalité des déplacements en dehors des locaux de l’entreprise utilisatrice des salariés mis à disposition (BOSS-RES-000007, MAJ du 2-4-2025 et Boss - Avantages en nature § 115) ;
- Si lors de la mise à disposition, les salariés ont des horaires de travail particuliers les conduisant à prendre leur repas de façon décalée par rapport aux autres salariés de l’entreprise utilisatrice, la prise en charge des frais de repas peut être exonérée de cotisations et contributions sociales dans les conditions prévues par l’arrêté du 20-12-2002 relatif aux frais professionnels, sous réserve d'une utilisation conforme à leur objet. Dans ce cadre, le salarié mis à disposition bénéficie des mêmes remboursements de frais professionnels que ceux accordés aux autres salariés de l’entreprise utilisatrice (BOSS-RES-000008, MAJ du 2-4-2015 et Boss – Frais professionnels § 325).
Question. L'octroi par l'employeur d'un budget de 50 € par salarié et par an, pour l'organisation de moments conviviaux internes à l’entreprise peut-il être considéré comme un avantage en nature à assujettir à cotisations et contributions sociales ?
Réponse du Boss. Dès lors que la présence du salarié à l’évènement organisé par l’employeur est obligatoire et que l'activité se déroule pendant le temps de travail, cette activité est considérée comme ayant un caractère professionnel. Dans ce cadre, elle ne constitue ni un avantage en nature ni un cadeau de l'employeur à assujettir, sous réserve que le budget consacré et la fréquence des évènements restent raisonnables. En revanche, si ces conditions cumulatives ne sont pas réunies, un avantage en nature, selon la nature de l’évènement, est accordé aux salariés, qui doit être soumis à cotisations et contributions sociales selon les règles de droit commun (BOSS-RES-000005, MAJ du 2-4-2025).
Rappel. Concernant l’organisation de fêtes d’entreprise par l’employeur, aucun avantage en nature ne doit être retenu lorsque le CSE ou l’employeur, même en présence d’un CSE, organise, au maximum une fois par an, un évènement festif de fin d’année ou d’anniversaire de l’entreprise si l’ensemble des salariés y est convié et que le coût de l’évènement est global et non individualisé (Boss- Frais professionnels §1520).
L’apprenti d’une entreprise qui relève de la convention collective nationale (CCN) des HCR doit-il percevoir une indemnité compensatrice de nourriture durant les périodes de formation au CFA ?
Réponse du Boss. L’employeur ne peut être tenu de nourrir un apprenti qui n’est pas présent dans l’entreprise au moment des repas de la clientèle et du personnel. L’indemnité compensatrice de nourriture est versée au salarié relevant de cette CCN lorsque l’employeur ne lui fournit pas le repas. Elle suit les mêmes règles d’attribution que l’avantage en nature nourriture. Par conséquent, cette indemnité n’est pas due par l’employeur lorsque les conditions de l’obligation de nourriture ne sont pas remplies.
Dans le cas d’espèce, l’employeur n’a pas à verser d’indemnité compensatrice de nourriture à un apprenti lorsqu’il est en période de formation au CFA. En revanche, puisque le temps consacré par l'apprenti à la formation dispensée dans les CFA est compris dans l'horaire de travail (hors modules complémentaires auxquels l’apprenti s’inscrit librement), l’apprenti qui se rend au CFA pour participer à des sessions de formation prévues au cycle de formation, peut être considéré en situation de déplacement professionnel dès lors qu’il est empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas. Il peut donc bénéficier d’un remboursement de frais de nourriture exclu de l’assiette des cotisations et contributions sociales dans les limites fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002 (BOSS-RES-00001, MAJ du 2-4-2025 et Boss- Frais professionnels § 225).
Question. La déduction forfaitaire spécifique (DFS) est-elle cumulable avec l’indemnité de transport prévue par une convention collective nationale (CCN), y compris pour sa fraction excédant la limite de 4 € ?
Rappel. Pour certains métiers, l’employeur peut appliquer une déduction forfaitaire spécifique (DFS) à l’assiette des cotisations de sécurité sociale, calculée selon les taux fixés par l’article 5 de l’annexe IV du CGI dans sa rédaction en vigueur au 31-12-2000 (taux de 5 % à 40 % selon les métiers). Le montant de cette déduction est plafonné par salarié et par année civile à 7 600 €. Pour bénéficier de la DFS, le salarié doit faire partie de la liste des métiers concernés (CGI, ann. IV art. 5 dans sa rédaction en vigueur au 31-1-2000) et supporter effectivement des frais lors de son activité professionnelle. Pour appliquer la DFS, l’employeur doit disposer des justificatifs démontrant que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels (Boss- Frais professionnels- § 2120 et s). En principe, la DFS ne se cumule pas avec l’exonération des indemnités pour frais professionnels. Par exception, certaines indemnités pour frais professionnels, dont la prime de transport de 4 €, n’ont pas à être ajoutées à la base de calcul des cotisations, même s’il est fait application d’une DFS (Boss- Frais professionnels §§ 2240 et 2250).
Le BOSS a prévu la suppression progressive de la DFS (diminution progressive du taux d’abattement dur) dans les 8 secteurs d’activité suivants : la propreté, la construction, l’aviation civile, le transport routier de marchandises, les casinos et cercles de jeux, le spectacle vivant et enregistré, les VRP et les journalistes. Par tolérance, dans ces 8 secteurs seulement, la DFS peut s’appliquer même en l’absence de frais professionnels réellement supportés par un salarié ou se cumuler avec l’ensemble des remboursements de frais professionnels définis par l’arrêté du 20-12-2002. Le cas échéant, l’intégration dans l’assiette des cotisations sociales des remboursements de frais professionnels et des prises en charge directes par l’employeur n’est pas obligatoire avant l’application de la DFS (Boss- Frais professionnels §§ 2300 et 2320).
Réponse du Boss. La réponse est non. L’indemnité de transport prévue par une CCN, qui est distincte de la prime de transport de 4 € instituée par l’arrêté du 28-9-1948, ne constitue pas un remboursement de frais professionnels au sens de l’arrêté du 20-12-2002. En conséquence, elle n’est pas cumulable avec la DFS, même pendant la période transitoire de sortie progressive de la DFS applicable aux 8 secteurs mentionnés dans la rubrique du BOSS relative aux remboursements de frais professionnels (voir ci-dessus). Il faut donc intégrer l’indemnité de transport prévue par une CCN dans l’assiette des cotisations et contributions sociales dès le 1er euro préalablement à l’application de l’abattement (BOSS-RES-000010 MAJ du 2-4-2025 et Boss- Frais professionnels § 2325).
Sources : https://boss.gouv.fr, communiqué du 2-4-2025 et rubrique -Rescrits sociaux – avantages en nature et Frais professionnels
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